Usa l’indice per raggiungere il tema che ti interessa. La futura informativa dovrà distinguere con precisione i trattamenti svolti per gli utenti della piattaforma da quelli relativi alle persone che telefonano alle attività clienti. Il ruolo privacy di Rispondimi e del cliente può variare in base al trattamento e deve risultare dai contratti e dalle istruzioni effettive.
1. Titolare, responsabili e contatti
Il soggetto giuridico titolare del sito e dei trattamenti relativi ad account, sicurezza, amministrazione e rapporti commerciali deve essere indicato qui con i propri dati reali.
- Titolare
- Da completare: denominazione o nome effettivo.
- Sede
- Da completare: indirizzo reale, senza usare recapiti provvisori.
- Contatto privacy
- Da attivare e pubblicare nella pagina Contatti.
- DPO
- Indicare solo se designato e con dati verificati.
Per le conversazioni gestite per conto di un ristorante o di un’altra attività, occorre descrivere se e quando tale attività agisce come titolare e Rispondimi come responsabile del trattamento, evitando formule generiche non coerenti con il servizio reale.
2. Categorie di dati
In funzione delle caratteristiche attivate, il servizio può trattare:
Account e organizzazione
Nome, email, credenziali protette, ruolo, attività associata e preferenze operative.
Configurazione dell’attività
Orari, servizi, menu, disponibilità, tavoli, regole di prenotazione e istruzioni date all’agente.
Chiamate e richieste
Numeri telefonici, metadati, data, durata, esito, sintesi, trascrizione e, se abilitata lecitamente, registrazione.
Clienti e prenotazioni
Nome, recapiti, data, orario, numero di persone e richieste comunicate durante il contatto.
Amministrazione
Piano, stato dell’abbonamento, identificativi di pagamento e dati fiscali necessari.
Tecnici e sicurezza
Indirizzo IP, log di accesso, eventi applicativi, dispositivo, browser e informazioni utili a prevenire abusi.
Le persone non dovrebbero comunicare tramite l’agente dati non necessari o categorie particolari di dati. Prima del rilascio occorre valutare i casi in cui tali informazioni possano comunque emergere in una conversazione libera.
3. Finalità e basi giuridiche
La versione definitiva dovrà associare ogni trattamento a una base giuridica verificata. La matrice di lavoro è la seguente:
| Finalità | Possibile base da verificare |
|---|---|
| Creazione dell’account, erogazione della dashboard e gestione delle richieste | Esecuzione del contratto o misure precontrattuali. |
| Gestione di prenotazioni e conversazioni per conto dell’attività cliente | Base individuata dall’attività titolare e istruzioni contrattuali al fornitore. |
| Fatturazione, contabilità e adempimenti obbligatori | Contratto e obbligo legale. |
| Sicurezza, prevenzione delle frodi e tutela del servizio | Legittimo interesse, dopo una valutazione documentata di necessità e bilanciamento. |
| Comunicazioni promozionali o tracciamenti non necessari | Consenso, quando richiesto, libero e revocabile. |
| Miglioramento dei modelli o uso ulteriore delle conversazioni | Da valutare separatamente; non può essere dato per implicito nell’erogazione ordinaria. |
Non tutte le basi giuridiche sono alternative liberamente intercambiabili. La scelta deve riflettere lo specifico trattamento configurato.
4. Chiamate, trascrizioni e intelligenza artificiale
L’agente vocale elabora la voce per comprendere la richiesta e formulare una risposta. A seconda della configurazione possono essere prodotti metadati, trascrizioni, sintesi e registrazioni. L’attività cliente deve fornire alle persone una comunicazione adeguata all’inizio della chiamata e verificare la disciplina applicabile alla registrazione.
- Le informazioni dell’attività e le regole di prenotazione devono essere accurate e aggiornate.
- Trascrizioni e sintesi possono contenere errori e devono poter essere controllate da personale autorizzato.
- Accessi, esportazioni e tempi di conservazione devono essere limitati in base ai ruoli.
- Qualsiasi uso per addestramento o finalità autonome del fornitore deve essere dichiarato e valutato separatamente.
Il servizio non è progettato per adottare decisioni esclusivamente automatizzate che producano effetti giuridici o analogamente significativi sulle persone. Questa affermazione deve essere confermata rispetto alle funzionalità effettivamente pubblicate.
5. Destinatari e trasferimenti
I dati possono essere accessibili, nei limiti necessari, a personale autorizzato dell’attività cliente e a fornitori tecnici selezionati per hosting, database, telefonia, servizi vocali AI, pagamenti, email, sicurezza e assistenza.
Prima della pubblicazione dovranno essere indicati o resi disponibili:
- l’elenco aggiornato dei responsabili e sub-responsabili effettivamente utilizzati;
- la localizzazione dei trattamenti e gli eventuali trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo;
- il meccanismo applicabile al trasferimento e le eventuali misure supplementari;
- i contratti, le istruzioni e le impostazioni di conservazione adottate con ciascun fornitore.
I dati possono inoltre essere comunicati ad autorità o soggetti legittimati quando previsto dalla legge o necessario per la tutela di diritti.
6. Conservazione e sicurezza
I dati devono essere conservati solo per il tempo necessario alle singole finalità e agli obblighi applicabili. Non sono riportati termini numerici perché devono ancora essere approvati nel registro dei trattamenti e implementati tecnicamente.
Le misure previste includono controllo degli accessi, isolamento per organizzazione, cifratura dei canali, credenziali protette, log, backup e gestione degli incidenti. Nessun sistema può essere dichiarato privo di rischio; le misure devono essere verificate e aggiornate in base al contesto.
7. Diritti delle persone
Nei casi e nei limiti previsti dal GDPR, la persona può chiedere informazioni e accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione e revoca del consenso. Può inoltre contestare una decisione esclusivamente automatizzata quando applicabile.
Il contatto privacy ufficiale e la relativa modalità di invio non sono ancora pubblicati. Quando saranno disponibili, la gestione della richiesta potrà richiedere una verifica proporzionata dell’identità; se riguarda una conversazione gestita da un’attività cliente, potrebbe essere necessario indirizzarla o trasmetterla al relativo titolare.
Resta possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o rivolgersi all’autorità di controllo competente.